E-Mail Konten einrichten / E-Mail Einstellungen

Wenn Sie Ihre Domain zu uns bzw. unserem Domain- und E-Mail Partner in Deutschland, die DomainFactory (Standort Bayern), umgezogen haben, liegen Ihre Postfächer mit Ihren E-Mails standardmässig auf den Mailservern der DomainFactory, bis Sie diese bspw. über Outlook abrufen.

Den Zugriff auf Ihre E-Mails haben Sie dabei auf zwei Arten.

1) Über die sogenannte Webmail-Schnittstelle erreichen Sie Ihre E-Mails von jedem beliebigen Internetzugang, bspw. auch auf Reisen. Die Webmail-Schnittstelle erreichen Sie über die Adresse https://webmail.df.eu

Sie benötigen Ihre E-Mail Adresse (dies ist gleichzeitig Ihr Benutzername), sowie das von Ihnen gewählte Passwort.

Für die Ersteinrichtung melden Sie sich bitte im Kundenbereich bei Domainfactory an, und wählen ggfs. über die "Passwort vergessen Funktion" ein Passwort für diesen Bereich. Wir empfehlen Ihnen dringend, ein sicheres Passwort zu wählen (Hinweise zur Wahl eines sicheren Passworts). Anschliessend können Sie für Ihre Postfächer die Kennwörter festlegen.

2) Über die Einrichtung eines E-Mail Klienten, bspw. Apple Mail oder Microsoft Outlook, um zwei gängige Programme zu nennen.

Für die Einrichtung benötigen Sie dazu einige Angaben zu den Mailserver-Einstellungen sowie den Benutezrnamen und Ihr Passwort.  Ihre E-Mail-Adresse ist dabei gleichzeitig der Benutzername (bspw. info@zkfonline.de), das Passwort legen Sie selbst fest über den DomainFactory Kundenbereich.

Die notwendigen Servereinstellungen sind die Adressen des Posteingangsservers (oft auch als POP3 oder IMAP Server bezeichnet) und des Postausgangsservers (oft auch als SMTP Server bezeichnet, von Simple Mail Transfer Protocol), sowie die "Ports" über welche diese Daten austauschen.

Der Posteingangsserver nimmt einkommende E-Mails entgegen, und der Postausgangsserver verwendet Ihre E-Mails.

Damit die Anmeldedaten nicht offen über das Internet versendet werden, nutzt man eine sogenannte verschlüsselte Verbindung. Branchenstandard ist hier bei das SSL Protokoll (Secure Socket Layer). 

Alle Internet-Dienste, wie auch das Empfangen und Versenden von E-Mails, laufen über sogenannte Ports. Wenn der Server das Haus ist, ist der Port sozusagen die Tür. Nachfolgend finden Sie die notwendigen Angaben:

 

Servereinstellungen:

Um beim Empfang und Versand Ihrer E-Mails eine SSL-verschlüsselte Verbindung zu nutzen, hinterlegen Sie bitte die folgenden Serverinformationen:

  Server Port Verbindungssicherheit
 Posteingangsserver (POP3) sslin.df.eu 995 SSL oder TLS
 Posteingangsserver (IMAP) sslin.df.eu 993 SSL oder TLS
 Postausgangsserver (SMTP) sslout.df.eu 465 SSL oder TLS

Bitte beachten Sie: Falls Sie STARTTLS nutzen, lautet der Port für den Postausgangsserver 25 statt 465. Falls Sie in Ihrem Betrieb eine Firewall nutzen, müssen die oben genannten Ports "geöffnet" sein, damit die Daten darüber gesendet werden können.

Mehr zu POP3 und IMAP erfahren Sie bei der Frage "Was ist der Unterschied zwischen POP3 und IMAP?", die weiter unten erläutert wird.

Benutzername (Username)

Der Benutzername ist Ihre E-Mail-Adresse.

Passwort: Das erste Passwort setzen Sie am besten selbst über den DomainFactory Kundenbereich (siehe oben). Auf Wunsch kann unser Support Team zwecks Ersteinrichtung ein Kennwort setzen, aber dann sollten Sie so oder so das Kennwort ändern, damit nur Sie es kennen - daher setzen Sie es am Besten gleich selbst so wie Sie es wünschen. 

 

Häufige Fragen:

Wie groß kann eine E-Mail mit Anhang sein?

Die Größe einer einzelnen E-Mail darf maximal 100 MB (E-Mail inklusive Anhänge) betragen. Dies ist eine fest eingestellte Größe und kann nicht verändert werden.

Hinweis: Nicht alle Provider können solche großen E-Mails entgegennehmen. Wir raten dringend dazu, E-Mails mit maximal 25 MB zu versenden. Für größere Dateien empfehlen wir, Online-Werkzeuge wie Dropbox, WeTransfer oder OneDrive zu verwenden, um den Datenaustausch sicherzustellen.
 

Wie lege ich fest, ob es sich um ein POP3- oder um ein IMAP-Postfach handeln soll?

E-Mail-Postfächer bei DomainFactory sind grundsätzlich immer sowohl per POP3 als auch per IMAP erreichbar, eine Festlegung auf ein bestimmtes Protokoll ist bei der Einrichtung des Postfachs im Kundenmenü nicht erforderlich. Ob Sie ein Postfach per POP3 oder per IMAP nutzen möchten, definieren Sie bei der Einrichtung des Accounts in Ihrem E-Mail-Programm. So können Sie beispielsweise auch zu jedem beliebigen Zeitpunkt das für ein Postfach verwendete E-Mail-Protokoll ändern, ohne ein Postfach im Kundenmenü löschen und neu einrichten zu müssen.
 

Was ist der Unterschied zwischen POP3 und IMAP?

Die E-Mail-Protokolle POP3 und IMAP handhaben das Abrufen von E-Mails unterschiedlich.

Wird das POP3-Protokoll für ein E-Mail-Postfach verwendet, werden E-Mails beim Abrufen vom Server gelöscht und lokal im E-Mail-Programm gespeichert. Werden die E-Mails regelmäßig abgerufen, kann so der auf dem E-Mail-Server benötigte Speicherplatz gering gehalten werden.

Bei Verwendung von IMAP für ein E-Mail-Postfach werden E-Mails nicht vom Server gelöscht, sondern verbleiben auf dem E-Mail-Server. Ähnlich wie beim Aufrufen einer Webseite wird eine E-Mail nur temporär zur Ansicht im E-Mail-Programm heruntergeladen. Bei Verwendung von IMAP können über das E-Mail-Programm Unterordner direkt auf dem Server eingerichtet werden, um z.B. E-Mails zu sortieren. Außerdem ist es möglich, gesendete Nachrichten direkt auf dem E-Mail-Server zu speichern. Der Vorteil: Sie können z.B. per Webmail mobil auf Ihre E-Mails zugreifen - z.B. von Ihrem PC zu Hause oder bei der Arbeit. Ein Punkt, den Sie bei der Nutzung beachten sollten: Durch die serverseitige Speicherung von E-Mails wird bei Verwendung des IMAP-Protokolls i.d.R. mehr Speicherplatz für ein Postfach benötigt, als bei Verwendung von POP3.


Wie können Nutzer (z.B. Mitarbeiter) die Passwörter Ihres E-Mail-Postfachs selber ändern?

Unter der folgenden Internetadresse können Nutzer – z.B. Mitarbeiter Ihres Unternehmens – die Passwörter für ihre E-Mail-Postfächer selbst ändern:

https://ssl.df.eu/chmail.php

Verwenden Sie für den Login die E-Mail-Adresse und das Passwort des E-Mail-Postfachs. Nach dem Login kann dann ein neues Passwort vergeben werden.

Die Änderung wird sofort aktiv. Nach dem Speichern des neuen Passworts kann nur noch dieses Passwort für den Login in das Postfach verwendet werden.

Was passiert, wenn das Postfach (fast) voll ist?

Bei 70% Auslastung des Postfachs – oder wenn das Postfach kleiner als 333 MB ist, bei weniger als 100 MB freiem Mailspeicher – erhält der Postfach-Nutzer eine entsprechende E-Mail mit einer Information über die hohe Auslastung.

Sobald das Postfach zu 100% ausgelastet und somit voll ist, werden alle weiteren E-Mails, die an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet werden, mit einem Hinweis abgelehnt und nicht angenommen.

Wir empfehlen, dass Sie wichtige E-Mails immer auch lokal in Ihrem Unternehmen sichern und archivieren. Ggfs. sind Sie dazu sogar gesetzlich verpflichtet, wenn Sie bspw. Kundeninformationen speichern.

 

Wie richtet man die E-Mail Programme Outlook usw. mit den Server-Einstellungen oben ein?

Aufgrund der Vielzahl der E-Mail Programme verweisen wir Sie hierfür zu den Anleitungen bei DomainFactory. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diese Einrichtung nicht für Sie durchführen können - alle Informationen liegen in dem FAQ Bereich von DomainFactory vor. Wenden Sie sich ggfs. bei Bedarf einer Einrichtung in Ihrem lokalen Netzwerk an Ihren IT-Dienstleister, der sich bei Ihnen um Netzwerk- und Computer-Einrichtung kümmert.

Anleitungen zur Einrichtung der Postfächer in Outlook Apple Mail usw. (externer Link zu DomainFactory)

 

Generelle Tipps:

  • Eine alternative E-Mail Adresse unter einer anderen Domain (auch kostenfreie, bspw. GMX) zu haben, ist hilfreich, falls Sie mit einer E-Mail-Adresse Probleme haben sollten und dringende E-Mails entgegen nehmen oder versenden müssen.
  • Um Spam zu vermindern, nutzen Sie unterschiedliche E-Mail-Adressen für den Bezug von Newslettern und E-Mail Listen. Sie können auch eine kostenfreie E-Mail-Adresse nutzen, die auf Ihre normale weiterleitet, damit kann man, falls die Abmeldefunktion nicht läuft, notfalls die kostenfreie E-Mail-Adresse durch eine andere kostenfreie ersetzen - auf welcher Adresse man Newsletter empfängt, ist schliesslich relativ egal.
  • Verwenden Sie stets - insbesondere beim Online-Banking oder Webmail Nutzung - einen aktuellen Browser (Hinweis: Internet-Explorer 8/9/10 wurden bereits im Januar 2016 offiziell von Microsoft abgekündigt!) 
  • Klären Sie Mitarbeiter über die Verwendung von CC und BCC auf - niemals sollten Sie miteinander Unbekannte Personen (etwa Kundengruppen) gemeinsam in das "An (To:) oder CC Feld setzen! (die wenigsten schätzen die Verbreitung ihrer Internet-Adresse an hunderte für die Person unbekannte Empfänger!). 
  • Versenden Sie kritische Unternehmens-E-Mails nicht unverschlüsselt. Nutzen Sie Lösungen wie OpenPGP oder GnuPG. Achten Sie darauf, dass Sender- wie Empfänger dafür vorbereitet sind.

 

Weiterführende Informationen:

DomainFactory FAQ Bereich:  https://www.df.eu/int/support/df-faq/